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Conditions contractuelles

Conditions générales d'utilisation et de vente

Dernière mise à jour : 4 octobre 2026

1. Objet

Les présentes conditions générales définissent les modalités d'accès et d'utilisation du site fildary.com ainsi que du logiciel Fildary, édité par Fildary (SAS). Toute utilisation du site ou souscription au service implique l'acceptation pleine et entière des présentes conditions.

2. Description du service

2.1 Fildary est un logiciel de gestion du parcours documentaire des actes de soin programmés : envoi de documents, signature électronique simple au sens du règlement eIDAS, accusés de réception, relances et journal horodaté. Il est installé sur les postes de l'utilisateur.

2.2 Le service fonctionne avec un compte Google Workspace ouvert au nom de l'utilisateur, que celui-ci souscrit auprès de Google, administre et dont il détient seul les identifiants. Ce compte assure la synchronisation entre les postes, l'envoi des messages depuis l'adresse de l'utilisateur, la mise à disposition des documents à lire et la réception des signatures.

2.3 Les données traitées sont conservées : (a) sur les postes de l'utilisateur, dans une base chiffrée ; (b) sur le compte Google de l'utilisateur, où l'identité des patients est chiffrée avec une clé détenue par l'utilisateur et dont l'éditeur ne dispose pas. Les éléments nécessaires à l'envoi et à la signature (adresses de messagerie, messages, documents mis à disposition pour lecture, signatures en attente de récupération) sont traités sur ce compte, dans les conditions du contrat liant l'utilisateur à Google.

2.4 La page de signature est publiée par l'éditeur sur le domaine fildary.com (hébergement OVH, France). Elle s'exécute dans le navigateur du patient, affiche le document depuis le compte de l'utilisateur et transmet la signature directement à ce compte. Les serveurs de l'éditeur ne reçoivent ni ne conservent le document ou la signature ; l'hébergement de la page donne lieu à l'enregistrement de données techniques de connexion et au relevé de l'adresse IP du signataire, versée au dossier de preuve sur le compte de l'utilisateur. Ce traitement est régi par l'annexe « Accord de traitement des données ».

2.5 L'éditeur n'a accès ni au compte Google de l'utilisateur ni aux données des patients, sauf intervention d'assistance demandée par l'utilisateur et réalisée sous son contrôle, dans les conditions de l'annexe.

2.6 Le logiciel échange avec les serveurs de l'éditeur des données techniques de fonctionnement (licence, version, mises à jour, indicateurs de fonctionnement et d'erreurs). Ces données ne comportent ni l'identité des patients ni le contenu des documents.

3. Accès au service et démonstration

La prise de contact se fait via une demande de démonstration. À l'issue de celle-ci, l'éditeur peut mettre à disposition un lien de téléchargement et procéder, le cas échéant, à une installation assistée à distance, avec l'accord de l'utilisateur.

4. Tarifs et essai

4.1 Le service est proposé avec une période d'essai « satisfait ou remboursé » de 60 jours. Les tarifs en vigueur sont communiqués lors de la démonstration ou de la souscription. Tout tarif s'entend en euros ; les éventuelles taxes applicables sont précisées au moment de la vente.

4.2 Le service est facturé par praticien. Chaque licence est attachée à un praticien et permet d'utiliser le logiciel sur trois postes au plus, sauf conditions particulières convenues à la souscription. Dans un cabinet de groupe, un praticien ne peut être ajouté à la base du cabinet qu'avec une licence en cours de validité.

4.3 En cas de retard de règlement, un message s'affiche dans le logiciel sur les postes de la licence concernée. Il indique la date d'arrêt du service, fixée quinze jours après le signalement du retard par l'éditeur. À défaut de régularisation avant cette date, le service est arrêté à compter de celle-ci pour le praticien concerné : aucun nouveau dossier ne peut plus être créé à son nom. Lorsque plusieurs praticiens partagent une même base (cabinet de groupe utilisant un compte Google commun), chacun dispose de sa propre licence : l'arrêt ne vaut que pour le praticien dont le règlement est en retard, et le message le désigne sur les postes du cabinet. Sur les postes dont le logiciel est à jour, les dossiers en cours restent suivis (envois, relances, signatures) et l'ensemble des dossiers et des documents signés reste consultable et exportable. Sur un poste dont le logiciel n'a pas été mis à jour, ce message ne s'affiche pas et l'accès au logiciel est fermé à la date d'arrêt, jusqu'à régularisation. Le service reprend à la première vérification de licence qui suit l'enregistrement du règlement par l'éditeur : par le bouton du message, au redémarrage du logiciel ou, s'il reste ouvert, lors de la vérification automatique effectuée toutes les douze heures.

4.4 Si le retard persiste après cet arrêt, l'éditeur peut mettre fin à l'abonnement ; l'accès au logiciel est alors fermé. Les données de l'utilisateur restent sur ses postes et sur son compte Google. Tant que l'abonnement n'est pas rétabli, elles ne sont plus consultables dans le logiciel ; l'utilisateur est invité à exporter ses dossiers et ses documents signés avant cette fermeture.

5. Droit de rétractation

Conformément aux dispositions applicables et à l'engagement « satisfait ou remboursé », l'utilisateur peut demander le remboursement dans les conditions annoncées au moment de la vente. Les demandes sont à adresser à contact@fildary.com.

6. Obligations de l'utilisateur

L'utilisateur s'engage à utiliser le service conformément à sa destination et à la réglementation applicable à sa profession. Il demeure seul responsable des données qu'il traite via le logiciel, notamment des données personnelles et de santé de ses propres clients ou patients, en sa qualité de responsable de traitement. Il s'engage notamment à :

7. Propriété intellectuelle

Le logiciel Fildary, la marque, le logo et l'ensemble des éléments du site demeurent la propriété exclusive de l'éditeur. La souscription confère un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, sans transfert de propriété.

8. Responsabilité

L'éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement du service. Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas de mauvaise utilisation, de perte de données imputable à l'utilisateur, ou d'événement indépendant de sa volonté. L'éditeur est tenu à une obligation de moyens et ne garantit pas une disponibilité ininterrompue du service.

L'éditeur n'est pas responsable du fonctionnement des services Google souscrits par l'utilisateur, ni des conséquences de la perte de la phrase de passe du cabinet. Au titre des traitements qu'il réalise en qualité de sous-traitant, sa responsabilité est régie par l'annexe « Accord de traitement des données » et par l'article 82 du RGPD. Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de l'éditeur est limitée au montant des sommes versées par l'utilisateur au cours des douze mois précédant le fait générateur.

9. Données personnelles

9.1 Les données des visiteurs du site sont traitées selon notre politique de confidentialité.

9.2 Les données de l'utilisateur nécessaires à la gestion du contrat (identité, facturation, licence) sont traitées par l'éditeur en qualité de responsable de traitement.

9.3 Pour les données des patients, l'utilisateur est responsable de traitement. L'éditeur n'intervient qu'en qualité de sous-traitant, pour les seules opérations décrites à l'annexe « Accord de traitement des données », qui fait partie intégrante des présentes. Google est le sous-traitant direct de l'utilisateur, au titre du contrat qu'ils ont conclu ; il n'est pas sous-traitant de l'éditeur.

10. Résiliation

L'utilisateur peut cesser d'utiliser le service à tout moment. Les modalités de résiliation d'un éventuel abonnement payant seront précisées dans les conditions commerciales applicables. L'arrêt du service et la fin de l'abonnement en cas de retard de règlement sont prévus à l'article 4.

11. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont régies par le droit français. En cas de litige, et à défaut de résolution amiable, les tribunaux français seront seuls compétents. Conformément à la réglementation, l'utilisateur consommateur peut recourir à un médiateur de la consommation.

Annexe — Accord de traitement des données (article 28 du RGPD)

1. Parties et objet. Le présent accord lie l'utilisateur, responsable de traitement, et Fildary SAS (« l'éditeur »), sous-traitant, pour les traitements décrits à l'article 3. Il complète les conditions générales.

2. Durée. Il s'applique pendant toute la durée des conditions générales, puis jusqu'à l'exécution de l'article 10.

3. Nature, finalité et opérations. (a) Mise à disposition de la page de signature fildary.com/signer, qui permet au patient de lire les documents mis à disposition depuis le compte de l'utilisateur, puis de signer ou d'accuser réception. La signature est transmise par le navigateur du patient au compte de l'utilisateur ; elle ne transite pas par les serveurs de l'éditeur. Opérations réalisées pour le compte de l'utilisateur : hébergement de la page, enregistrement des journaux de connexion par l'hébergeur, relevé de l'adresse IP du signataire par l'hébergement de la page, au moment de la signature (cette adresse est versée au dossier de preuve sur le compte de l'utilisateur et n'est pas enregistrée par le script de relevé). La page ne fait appel à aucun autre service. (b) Assistance à distance, à la demande de l'utilisateur, au cours de laquelle l'éditeur peut avoir connaissance de données affichées sur les postes.

4. Personnes concernées. Patients et représentants légaux des patients mineurs ou majeurs sous mesure de protection ; personnels du cabinet lors des interventions d'assistance.

5. Catégories de données. Pour le traitement 3(a) : adresse IP, date et heure, navigateur utilisé et adresse de la page consultée, limitée au chemin de la page. Les paramètres du lien personnel (identifiant de dossier non nominatif, rôle, expiration, jeton d'accès, nom du cabinet et du praticien) figurent dans la partie de l'adresse qui suit le signe « # », que le navigateur ne transmet pas à l'hébergeur. Le lien ne comporte ni le nom du patient ni l'intitulé d'un document. Pour le traitement 3(b) : toute donnée affichée pendant l'intervention, y compris des données de santé.

6. Instructions. L'éditeur traite les données sur instruction documentée de l'utilisateur, que constituent les présentes et le paramétrage du logiciel. Il informe immédiatement l'utilisateur s'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation. Il n'utilise les données pour aucune autre finalité.

7. Confidentialité et sécurité. Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité. L'éditeur met en œuvre les mesures prévues à l'article 32 du RGPD, notamment : connexion HTTPS ; politique de contenu qui n'autorise que les scripts de la page, le domaine fildary.com et le compte Google de l'utilisateur ; aucune adresse de page transmise aux sites tiers ; contrôle de l'adresse de destination des signatures, limitée au compte Google de l'utilisateur ; assistance réalisée uniquement dans une session ouverte par l'utilisateur, sans conservation d'identifiants ni de copie de données.

8. Sous-traitants ultérieurs. L'utilisateur autorise le recours au sous-traitant ultérieur suivant : OVH SAS (Roubaix, France), hébergement de la page de signature et relevé de l'adresse IP du signataire, données traitées en France. La page de signature ne fait appel à aucun autre service tiers : le module d'affichage des documents est servi depuis fildary.com et aucune police de caractères externe n'est chargée. L'éditeur informe l'utilisateur de tout changement au moins trente jours à l'avance ; l'utilisateur peut s'y opposer et, à défaut d'accord, résilier sans frais. L'éditeur impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations équivalentes à celles du présent accord et reste responsable de leur exécution.

9. Assistance. L'éditeur aide l'utilisateur à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes, à réaliser une analyse d'impact et à consulter l'autorité de contrôle, dans la mesure des informations dont il dispose.

10. Fin du contrat. Les données de l'utilisateur restent sur ses postes et sur son compte Google. L'éditeur supprime, dans un délai de trente jours, toute donnée détenue au titre de l'article 3, sous réserve des journaux que son hébergeur est légalement tenu de conserver, et le confirme par écrit sur demande.

11. Violation de données. L'éditeur notifie à l'utilisateur toute violation de données dans les meilleurs délais et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance. La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées.

12. Audit. L'éditeur met à la disposition de l'utilisateur toute information nécessaire pour démontrer le respect du présent accord. Il permet la réalisation d'audits par l'utilisateur ou par un auditeur tenu au secret, avec un préavis de trente jours, au plus une fois par an sauf violation de données, aux frais de l'utilisateur.

13. Transferts. L'éditeur ne stocke aucune donnée hors de l'Espace économique européen et ne recourt, pour les traitements de l'article 3, à aucun service situé hors de cet espace.