Où sont vos données avec Fildary

Fildary est un logiciel installé sur les postes du cabinet. Les dossiers et documents des patients sont conservés au cabinet, sur ses postes et sur le compte Google professionnel ouvert à son nom. L’éditeur ne conserve aucun dossier ni aucun document patient sur ses serveurs et n’a pas accès au compte du cabinet.

1.Sur les postes du cabinet

Les dossiers sont conservés sur vos postes, dans une base chiffrée. Les sauvegardes sont chiffrées elles aussi, et réalisées là où vous le décidez : disque externe, NAS du cabinet. Le document signé est assemblé sur le poste et conservé chiffré.

2.Sur le compte Google Workspace du cabinet

Le service fonctionne avec un compte Google Workspace ouvert au nom du cabinet, qu’il souscrit auprès de Google, administre et dont il détient seul les identifiants. Ce compte assure la synchronisation entre les postes, l’envoi des messages depuis l’adresse du cabinet, la mise à disposition des documents à lire et la réception des signatures.

• L’identité des patients y est chiffrée avec une clé que seul le cabinet détient. Fildary n’en dispose pas.
• Les éléments nécessaires à l’envoi et à la signature (adresses de messagerie, messages, documents mis à disposition pour lecture, signatures en attente de récupération) y sont traités par Google, dans le cadre du contrat qui lie le cabinet à Google.
• Les documents mis à disposition du patient se lisent derrière son lien personnel, chiffrés, et sont retirés après l’acte.

3.Ce que reçoit le patient

Les e-mails partent de l’adresse du cabinet. Ils ne contiennent ni pièce jointe ni nom de procédure : seulement un lien personnel. Seul l’exemplaire signé, remis au patient après sa signature, est joint au message, sous un nom de fichier qui ne mentionne ni le document ni l’intervention.

4.La page de signature

La page de signature est publiée par Fildary sur le domaine fildary.com (hébergement OVH, France). Elle s’exécute dans le navigateur du patient, affiche le document depuis le compte du cabinet et transmet la signature directement à ce compte. Les serveurs de Fildary ne reçoivent ni ne conservent le document ou la signature.

L’hébergement de la page donne lieu à l’enregistrement de données techniques de connexion et au relevé de l’adresse IP du signataire, versée au dossier de preuve sur le compte du cabinet. La page ne fait appel à aucun autre service tiers.

5.Chez Fildary

Aucun dossier, aucun document patient. Fildary n’a accès ni au compte Google du cabinet ni aux données des patients, sauf pendant une intervention d’assistance que le cabinet demande et qui se déroule sous son contrôle.

Le logiciel échange avec les serveurs de Fildary des données techniques de fonctionnement : licence, version, mises à jour, indicateurs de fonctionnement et d’erreurs. Ces données ne comportent ni l’identité des patients ni le contenu des documents.

6.Le rôle de chacun

• Le cabinet est responsable de traitement des données de ses patients.
• Google est son sous-traitant pour le compte Google Workspace, dans le cadre du contrat conclu entre eux.
• Fildary est son sous-traitant pour la page de signature, dans le cadre de l’accord de traitement des données annexé aux conditions générales.

7.Si vous arrêtez Fildary

Vos dossiers n’ont jamais été chez nous : en cas de résiliation, vous exportez l’intégralité de vos historiques en PDF avant de désinstaller l’application. Votre cabinet garde la main sur sa propre archive, indépendamment de notre service.

Voir aussi : le RGPD appliqué aux données de santé en cabinet, notre politique de confidentialité et les questions fréquentes.